وزير الأوقاف يحدد مهام واختصاصات بعثة الحج الكويتية

أصدر وزير الأوقاف والشؤون الإسلامية وزير الدولة لشؤون البلدية فهد الشعلة قراراً وزارياً يقضي بتحديد اختصاصات رئيس ونائب رئيس بعثة الحج الكويتية ولجان وفرق وزارة الأوقاف والجهات الأخرى المشاركة في بعثة الحج الكويتية.
وحدد القرار الوزاري مهام واختصاصات كل فريق ليتمكن من أداء المهام الموكلة له على أكمل وجه.

وفيما يلي نص القرار الوزاري الصادر:

أولاً: تحدد اختصاصات رئيس بعثة الحج الكويتية فيما يلي:
1- الإشراف العام على أعمال بعثة الحج الكويتية وتوقيع القرارات المنظمة لذلك ومخاطبة الجهات المعنية وهو من يمثل دولة الكويت في كل ما يتعلق بشئون الحج خلال الموسم إلى حين انتهاء جميع أعمال موسم الحج.
2- تشكيل لجان البعثة حسب مقتضيات مصلحة العمل.
3- اعتماد أوامر الصرف المالي وتحديد مبالغ السلف والنثريات وأوجه صرفها وفق احتياجات لجان البعثة داخل وخارج الكويت.
ويعاون رئيس بعثة الحج الكويتية طاقم إداري يتولى المهام التالية:
1- استلام جميع المكاتبات والمراسلات والوثائق الصادرة والواردة لرئيس بعثة الحج الكويتية وفرزها وتصنيفها وعرضها في الوقت المناسب.
2- تلقي توجيهات رئيس بعثة الحج الكويتية ومتابعتها وتبليغها إلى الجهات المختصة أو تنفيذها مباشرة وفقاً لمقتضيات الحال.
3- تنسيق وتصنيف المكاتبات والمراسلات والوثائق التي يحتاجها عمل مكتب رئيس البعثة وتنظيم تداولها وحفظها.
4- ترتيب وجدولة المواعيد والزيارات واللقاءات والاجتماعات الخاصة لرئيس بعثة الحج الكويتية والتنسيق بشأنها مع الجهات المعنية.
5- إعداد تقرير شامل عن أعمال فرق ولجان بعثة الحج الكويتية يتم إعداده خلال موسم الحج يتضمن أوجه التحسين اللازمة والتوصيات المناسبة ويتم تسليمه لرئيس البعثة.
6- دراسة المواضيع التي يتم إحالتها عليه من قبل رئيس البعثة ونائبه وإعداد التقارير اللازمة لذلك.
ثانياً: يتبع رئيس بعثة الحج الكويتية لجنة إعلامية اختصاصاتها كما يلي:
1- وضع خطة إعلامية لموسم الحج لتغطية أنشطة وفعاليات البعثة.
2- إعداد وتنفيذ البرامج والحملات الإعلامية التي تستهدف الإعلام عن جهود ونشاطات بعثة الحج الكويتية مبيناً أهدافها وخططها والتغطية الإعلامية اللازمة لذلك.
3- التعاون والتنسيق مع لجان بعثة الحج الكويتية والتي يتطلب عملها الاتصال بلجنة الإعلام للمشاركة في الأنشطة الاتصالية لدعم العلاقة مع الجمهور.
4- التنسيق والتعاون مع كافة الوسائل الإعلامية بما يخدم أهداف بعثة الحج الكويتية لتغطية الأنشطة واللقاءات الاعلامية في كافة المناسبات التي تعقدها البعثة.
5- متابعة ما ينشر أو يذاع في وسائل الإعلام المختلفة عن أنشطة بعثة الحج الكويتية وخدماتها وإعداد الإيضاحات المناسبة بشأنها والتنسيق مع اللجان المختصة في بعثة الحج الكويتية لإعداد الردود المناسبة.
6- إعداد تقرير إعلامي يتضمن كل ما يتم نشره عن بعثة الحج الكويتية أو ما يتعلق بأعمال الحج خلال الموسم.
7- التنسيق مع وفد وزارة الإعلام حول الزيارات والجولات التي يقوم بها رئيس البعثة ونائبة أو لجان البعثة.
8- تغطية نشاط الندوات والمحاضرات التي تتم بالبعثة.
9- تغطية نشاطات وفعاليات لجان البعثة كافة وتوثيقها.
10- التنسيق مع وفد وزارة الإعلام حول الرسالة اليومية لبعثة الحج الكويتية.
11- إعداد نشرة يومية لما تم نشره في وسائل الإعلام المختلفة ووسائل التواصل الاجتماعي.
ثالثاً: تحدد اختصاصات نائب رئيس بعثة الحج الكويتية:
وذلك بتوليه كافة اختصاصات رئيس بعثة الحج الكويتية والموضحة في البند (أولاً) في هذا القرار وذلك في حالة غيابه أو بما يفوض إليه من رئيس بعثة الحج الكويتية من اختصاصات ويعاون نائب رئيس بعثة الحج الكويتية طاقم إداري يختص بما يلي:
1- استلام جميع المكاتبات والمراسلات والوثائق الصادرة والواردة لنائب رئيس بعثة الحج الكويتية وفرزها وتصنيفها وعرضها في الوقت المناسب.
2- تلقي توجيهات نائب رئيس بعثة الحج الكويتية ومتابعتها وتبليغها إلى الجهات المختصة أو تنفيذها مباشرة وفقاً لمقتضيات الحال.
3- تنسيق وتصنيف المكاتبات والمراسلات والوثائق التي يحتاجها عمل نائب رئيس بعثة الحج الكويتية وتنظيم تداولها وحفظها.
4- ترتيب وجدولة المواعيد والزيارات واللقاءات والاجتماعات الخاصة لنائب رئيس بعثة الحج الكويتية والتنسيق بشأنها مع الجهات المعنية.
رابعاً: تحدد اختصاصات مرشد عام بعثة الحج الكويتية وفقاً لما يلي:
1- المشاركة في اختبار المرشدين الدينيين الجدد لحملات الحج الكويتية.
2- المشاركة في الفعاليات والأنشطة التي تقوم بها البعثة والزيارات الميدانية لحملات الحج أو مواقع البعثة أو البعثات الرسمية أو غيرها من المناسبات التي تشارك بها البعثة رسمياً.
3- الرد على أسئلة واستفسارات الحجاج وأعضاء البعثة من الأسئلة الشرعية.
4- الاجتماعات مع مرشدي حملات الحج أثناء الموسم.
5- إلقاء الدروس والمحاضرات التوعوية لأعضاء البعثة.
6- إلقاء خطبة يوم عرفة.
خامساً: يتبع مرشد عام بعثة الحج الكويتية لجنة الارشاد الديني والثقافي واختصاصاتها كما يلي:
1- نشر الثقافة الإسلامية وخاصة بشأن الحج بين أفراد بعثة الحج الكويتية وحملات الحج الكويتية.
2- استضافة المشايخ والتنسيق معهم في إلقاء المحاضرات في مقر البعثة أو الحملات.
3- التنسيق مع المرشدين الدينيين لحملات الحج لإلقاء الدروس والمواعظ.
4- توزيع الكتيبات والملصقات والمسابقات والنشرات على أعضاء البعثة وأصحاب الحملات.
5- عقد الندوات والمحاضرات الدينية.
6- التجهيز لخطبة عرفة.
7- طباعة بروشورات وتحديد مواعيد الصلاة.
8- الاطلاع بشأن كل ما يتعلق بالتثقيف الديني والتوعوي للحجاج.
9- استقبال الوفود الثقافية.
10- عمل جولات دورية لمرشدي الحملات.

سادساً: يتبع فريق وزارة الأوقاف والشئون الإسلامية ببعثة الحج الكويتية اللجان التالية:
(أ) لجنة الاشراف والمتابعة وتختص بالآتي:
1- الإشراف ومتابعة حملات الحج الكويتية من خلال الزيارة الميدانية لمقر الحملات.
2- التأكد من سلامة وصول حجاج دولة الكويت إلى مقر سكنهم وفق التواريخ المحددة.
3- التأكد من تنفيذ جميع الملاحظات والتعهدات التي تم تحريرها من قبل لجنة فحص مساكن الحجاج.
4- عمل جولات دورية وتفقدية مفاجئة للحملات.
5- التأكد من تطبيق الحملات لقانون تنظيم حملات الحج والعمرة رقم 1/2015 والقرار الوزاري رقم 134/2016م والتعاميم الصادرة خلال الموسم والتأكد من تنفيذ بنود تصنيف حملات الحج والتعليمات الصادرة من المملكة العربية السعودية والصادرة من اللجنة العليا للحج والعمرة وإدارة شئون الحج والعمرة بشأن أعمال الحج.
6- تلقي الشكاوى الواردة من الحجاج والعمل على حلها على الفور أو تحرير مخالفة للحملة في حال ثبوت المخالفة.
7- عرض المشاكل التي تعترض سير الحملات أثناء موسم الحج على رئيس بعثة الحج الكويتية للعمل على حلها بالتنسيق مع الجهات الرسمية.
8- الاتصال المباشر مع الحملات بشأن جميع المستجدات.
9- توصيل التائهين لمقر حملاتهم بالتنسيق مع لجنة العلاقات العامة.
10- التأكد من عناوين الحملات عن طريق الوصول لمقر تلك الحملات.
11- التأكد من جاهزية مقر الحملة لاستقبال الحجاج قبل 1 ذي الحجة.
12- تحرير المخالفات في حال ارتكاب أحد الحملات المخالفة للقانون رقم 1/2015م في شأن تنظيم حملات الحج والعمرة ولائحته التنفيذية أو التصنيف المعتمد للحملات أو التعليمات الصادرة من السلطات في المملكة العربية السعودية أو اللجنة العليا للحج والعمرة أو إدارة شئون الحج والعمرة.

(ب) لجنة التفويج والمطار وتختص بالتالي:
1- التأكد من وصول الحملات على خطوط الرحلات إلى مطار جدة.
2- تسهيل إجراءات الحجاج أثناء عملية وصولهم إلى منافذ الدخول.
3- استقبال حجاج دولة الكويت في المطار وإرشادهم إلى مواقع حملاتهم.
4- التنسيق مع العلاقات العامة بشأن عدم وصول الحملات وتأخير الطائرات وارشاد التائهين إلى حملاتهم.
5- التنسيق مع الجهات المختصة لوصول الرحلات القادمة والمغادرة.
6- التأكد من استقبال الحملات لحجاجها وتأمين حافلات لتوصيلهم إلى مقر سكنهم بالتنسيق مع حملات الحج.
7- توديع حجاج دولة الكويت وتسهيل إجراءات المغادرة.
8- التنسيق مع الخطوط الجوية بشأن وصول الرحلات.
9- تنسيق حركة نقل الحملات إلى المشاعر المقدسة.
10- متابعة تفويج الحملات عبر المشاعر المقدسة.
11- عمل الإحصائيات لخطة سير تفويج الحجاج بدءاً من وصولهم إلى مكة وأثناء انتقالهم في المشاعر وانتهاءاً إلى مغادرتهم.
12- التنسيق مع الجهات المختصة لمتابعة سلامة إجراءات تفويج حجاج دولة الكويت.
(ج) لجنة المشاعر وتختص بالآتي:
1- استلام المساحات المخصصة لأرض منى وعرفات من وزارة الحج السعودية لحجاج لدولة الكويت.
2- توزيع المساحات وتقسيمها على الحملات بنظام القرعة أو الطريقة المعتمدة بهذا الشأن والتنسيق مع الجهات المختصة بتسليم المواقع.
3- إصدار التعليمات الخاصة والتعاميم وترتيب شئون المساحة المخصصة لكل حملة في المشاعر.
4- التنسيق المستمر مع المقاول المنفذ لمقرات المشاعر المقدسة للحملات.
5- التنسيق الدائم مع مسؤولي المشاعر من الحملات.
6- التنسيق مع الدفاع المدني المسؤول عن مقرات الحملات.
7- التنسيق مع المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول العربية.
8- التأكد من تنفيذ بنود تصنيف حملات الحج في المشاعر.
9- الإشراف على تشييد وبناء مقرات البعثة في المشاعر المقدسة.
10- إعداد الملاحظات والمخالفات على الشركات المنفذة لمقرات البعثة (منى، عرفات، مزدلفة).
11- التنسيق مع اللجنة المالية لصرف الدفعات المستحقة للمقاولين القائمين بتجهيز مقرات البعثة بالمشاعر المقدسة
(د) لجنة التقييم وقياس جودة الاداء وتختص بالآتي:
1- عقد الاجتماعات ورسم الخطط الخاصة بإعداد وتنفيذ الدراسات الخاصة بتقييم أداء بعثة الحج الكويتية، وجودة الخدمات التي تقدمها الحملات للحجاج.
2- وضع البرامج والخطط اللازمة لتنفيذ الدراسات المعنية بتقييم مدى التزام حملات الحج باللوائح المنظمة للقانون رقم 1 لسنة 2015 في شأن تنظيم حملات الحج والعمرة.
3- التقييم الدوري والمستمر لتنفيذ خطة الدراسات المتعلقة بقياس مدى رضا الحجاج عن الخدمات المقدمة لهم.
4- القيام بجمع البيانات من خلال الاتصال التليفوني المباشر أو إلكترونياً لاستطلاع أراء الحجاج.
5- الإشراف على المسح الميداني والمكتبي على حملات الحج الكويتية.
6- إعداد برامج لإدخال البيانات بالحاسب الآلي وإنشاء قواعد بيانات شاملة تتضمن كافة البيانات في السنوات الماضية والاحتفاظ بمركز معلومات أرشيفيه يتم الرجوع إليها في كل دراسة وذلك لرصد وتقييم مستوى الحملة.
7- إعداد برامج التقارير الإحصائية لكل حاج (الجنس، الجنسية، مستوى التعليم، وسائل النقل، أعداد الحملات والحجاج لكل موسم).
8- تحليل النتائج واستخراج أهم المؤشرات ونقاط الضعف والقوة وأهم والتوصيات.
9- إعداد استمارتي تقييم الحملات في مكة والمسح الاستبياني لدى عودة الحجاج من المناسك.
10- إعداد وتجهيز استمارات تقييم وكشوف بأسماء الحجاج لكل حملة حج.
11- إعداد برنامج لتفريق الدرجات مع كل باحث لكل استمارة تقييم.
12- إعداد برنامج متوسط الدرجات لعبارات التقييم بعد الانتهاء من التفريق.
13- المتابعة الدورية لخطة وتنفيذ الدراسة.
14- استطلاع أراء الحجاج عن مستوى الخدمة المقدمة في كل حملة ومدى تناسب تلك الخدمات مع الأسعار وذلك لخلق روح المنافسة في سوق الحج وتقديم أفضل الخدمات ورصد وتقييم الحملة.

15- زيارة مقر الحملات (السكن) التي تستقر فيه الحملة بالمملكة العربية السعودية والاطلاع على التجهيزات لكل حملة وعمل دراسة ميدانية وذلك لتقييم الحملة قبل وبعد وصول الحجاج.
16- زيارة مقر الحملات (مشعر منى وعرفات ومزدلفة) لمعرفة تجهيزات التي تم اتخاذها لكل حملة ومستوى الحملة في تقديم الخدمات في ذلك المشعر ورصد درجات لتقييمها.
17- تقديم الدعم الفني والدراسات اللازمة لسير عمل بعثة الحج الكويتية.
18- دراسة أحدث النظم المتعلقة بالحج وإعداد تقرير لكيفية تطبيقها في البعثة.
سابعاً: يتبع فريق الخدمات الإدارية ببعثة الحج الكويتية اللجان التالية:

(أ) لجنة الشئون الإدارية وتختص بالآتي:
1- توفير الخدمات المساندة للعاملين في بعثة الحج الكويتية من طباعة وتصوير وضيافة ومواد مكتبية وقرطاسية وتوفيرها بالتنسيق مع اللجان المختصة في بعثة الحج الكويتية.
2- إعداد قائمة بهواتف أعضاء الوفود واللجان وتوزيعها.
3- إعداد نشرة مواعيد الوجبات اليومية وتوزيعها على مبنى البعثة.
4- توزيع نشرات توعوية.
5- توفير القرطاسية والمكاتب والأجهزة والفاكس والهواتف.
6- تنظيم أعمال اللجان وتحديد أوقات العمل حسب تعليمات رئيس البعثة ومتابعة الصادر والوارد وطباعة التعاميم والقرارات وأرشفة الملفات ومتابعة أعمال البعثة من حيث الكتب والإعلانات.
(ب) لجنة العلاقات العامة وتختص بالآتي:
1- استقبال المراجعين.
2- تلقي الاتصالات من الجمهور والرد عليها والاتصال بأصحاب الحملات وإبلاغهم عن مواعيد الاجتماعات في بعثة الحج وبالتعليمات والقرارات الصادرة من بعثة الحج الكويتية والمحاضرات التي يتم عقدها من قبل الجهات المختصة في المملكة العربية السعودية في بعثة الحج الكويتية.
3- استقبال والتنسيق مع الوفود الزائرة.
4- استقبال التائهين وإرشادهم إلى مقر حملاتهم.
5- تحديث البيانات وتسجيل هواتف وعناوين ومقر سكن حملات الحج الكويتية.
6- التنسيق مع لجنة الإشراف والمتابعة حول كل ما هو جديد بالنسبة لعناوين الحملات وهواتفهم والشكاوى والمخالفات والتعاميم وتوزيع الملصقات.
7- التنسيق مع فريق الصحة بشأن توزيع الأدوية والحالات الطارئة ودخول المستشفى.
8- إبلاغ حملات الحج بالتعاميم الصادرة من بعثة الحج الكويتية.
9- إبلاغ أعضاء البعثة بالتعاميم الصادرة والفعاليات المقامة في البعثة.
10- طباعة هويات أعضاء بعثة الحج الكويتية.

(ج) لجنة نظم المعلومات وتختص بالآتي.
1- توفير وتركيب أجهزة حاسب آلي حديثة وطابعات وأجهزة تخزين متنقلة وملاحقاتها الإلكترونية بمواصفات وجودة عالية وسرعة فائقة.
2- توفير الأسلاك والتوصيلات ذات الجهد العالي في نقل البيانات.
3- توفير قطع الغيار والأحبار اللازمة للأجهزة والطابعات والملحقات الإلكترونية.
4- توفير أجهزة الربط الشبكي لخدمات البعثة.
5- تغطية مقر إدارة بعثة الحج الكويتية وفريق الخدمات الطبية والعيادات والصيدلية بخدمة الإنترنت.
6- تزويد الفريق الإعلامي بخدمة الإنترنت عالي الجودة والسرعة لبث الرسائل الإعلامية.
7- تصميم وتوفير البرمجيات الإلكترونية اللازمة لاحتياجات البعثة.
8- توفير كل احتياجات فرق البعثة من خدمات إلكترونية ونظم المعلومات وغيرها من الخدمات اللازمة والمتعلقة في هذا الشأن.

(د) لجنة النقليات وتختص بالآتي:
1- متابعة تنفيذ عقد السيارات والباصات.
2- متابعة وتنفيذ تسجيل السيارات لأعضاء البعثة بعد اعتماد كشف التوزيع من رئيس البعثة أو نائب الرئيس ومتابعة المخالفات المرورية.
3- عمل خطة تحرك الباصات إلى المشاعر المقدسة.
4- استلام السيارات من أعضاء البعثة وتسليمها إلى الشركة عند نهاية العقد.
5- فحص وإحصاء واستلام السيارات الخاصة بخدمات بعثة الحج الكويتية حسب العقود المبرمة مع الشركة المنفذة.
6- توفير خدمة ليموزين لتلبية احتياجات أعضاء البعثة.
7- وضع الملصقات الخاصة ببعثة الحج الكويتية وبها شعار الدولة على السيارات.
8- إعداد وتسجيل الملاحظات والمخالفات على متعهدي شركات النقل إن وجدت.
9- إعداد جدول لحركة سيارات البعثة.
10- توزيع السائقين على حسب الاحتياجات اللازمة لتنظيم وتشغيل سيارات البعثة.
11- التأكد من عدم وجود غرامات على السيارات عند تسليمها وتحصيلها من المتعهدين بقيادة السيارات إن وجدت بالتنسيق مع اللجنة المالية.
12- مخاطبة اللجنة المالية بما يفيد استلام السيارات والباصات وفقاً للشروط والمواصفات المطلوبة أو أي ملاحظات أخري حتى يتسنى صرف مستحقات المتعهدين.

ثامناً: يتبع فريق الخدمات المالية ببعثة الحج الكويتية اللجان التالية:
(أ) اللجنة المالية وتختص بالآتي:
1- استلام نثرية البعثة من الوزارة ومتابعة أوجه الصرف منها واستلام الفواتير الخاصة باللجان والفرق.
2- تسليم دفعات العقود من الجهات المتعاقدة معها وتحصيل الغرامات بناءً على خطاب من اللجنة المختصة.
3- شراء وتوفير احتياجات الفرق واللجان المشاركة في البعثة من رؤساء الوفود بعد اعتمادها من رئيس البعثة أو نائبه.
4- تحصيل حقوق البعثة لدى الغير وصرف مستحقات الغير لديها وإعداد الحسابات الخاصة بذلك وفقاً للقوانين واللوائح.
5- المحافظة على موجودات وأموال البعثة والرقابة على حسن استخدامها.
6- تقديم المعاونة في الشئون المالية لمختلف فرق ولجان البعثة.
7- القيام بصرف مستحقات العمالة في البعثة وتنفيذ الخصومات المالية.
8- متابعة عمليات الصرف والإيداع طبقاً للاعتمادات المالية مع عمليات التدقيق قانونياً ومستندياً.
9- استلام مبالغ الحملات الخاصة بالخدمات في منى وعرفات (الكهرباء / عقود النظافة / عقود الحراسة) إن وجدت.
(ب) لجنة خدمات السكن ومقرات البعثة:
1- توزيع احتياجات السكن لكل أفراد البعثة.
2- توفير خدمات المصبغة والغرف لجميع أعضاء البعثة.
3- متابعة أعمال النظافة اليومية في مقر البعثة والمشاعر المقدسة.
4- متابعة تنفيذ عقد التغذية في السكن أو مقر البعثة في المشاعر المقدسة مع الشركات المتعاقد معها.
5- متابعة وتسجيل الملاحظات والمخالفات على متعهدي التغذية والنظافة إن وجدت.
6- عمل كشف بتوزيع السكن على أعضاء البعثة.
7- توفير الخدمات اللوجستية في مقرات البعثة في المشاعر من تغذية ووجبات ونظافة.
8- متابعة الضيافة وتجهيز الديوانية لاستقبال ضيوف البعثة.
9- متابعة تأمين حراسة مقرات منى وعرفات ومزدلفة.
10- توفير كافة الخدمات اللازمة لتشغيل مقرات البعثة في منى وعرفات ومزدلفة.
11- التنسيق مع اللجنة المالية بشأن صرف مستحقات الفندق والشركة المتعهدة بتقديم الوجبات بالمشاعر المقدسة بمقرات البعثة.
12- التنسيق مع اللجنة المالية لتقديم الخدمات اللازمة لمقرات البعثة من تغذية ونظافة وغيرها.
(د) لجنة الطوارئ وتختص بالآتي:
1- الاطلاع والقيام بمهام الطوارئ.
2- القيام بأعمال وتسيير حملات الحج في حال أي ظرف طارئ لصاحب الحملة.
3- توفير وتجهيز مخيم منى وعرفات في حال الطوارئ من الكهرباء والماء وخلافه.
4- متابعة ووضع خطة طوارئ للموسم.

تاسعاً: فريق الخدمات الطبية.
1- توفير وتقديم الرعاية الصحية الشاملة والخدمات الطبية بمختلف مستوياتها من خلال العيادات والتفتيش الوقائي بالإضافة إلى الإسعافات الأولية .
2- الإشراف على الأغذية المقدمة للبعثة .
3- ترشيح الطاقم الطبي المراقب لحملات الحج الكويتية .
4- الاشراف على الكوادر الطبية والتمريضية المرافقة للحملات .
5- الاشراف على العيادات الطبية في حملات الحج والتأكد من مطابقتها للمواصفات والاشتراطات المطلوبة .
6- الاشراف على المطابخ المركزية لحملات الحج .
7- الاشراف على الأغذية المقدمة للحجاج من حملات الحج .
8- الاشراف على الأغذية والمطابخ للحملات وبعثة الحج في مشعر ( منى ، عرفات ) .
9- توفير العناية الطبية اللازمة في مشعر مزدلفة .
10- التعاون مع الهلال الأحمر السعودي .
11- توفير عيادات طبية للرجال والنساء في مشعر عرفات ومنى .
12- التعاون مع السلطات السعودية بشأن الأدوية .
13- توفير الأدوية اللازمة للحجاج .

عاشراً: فريق الخدمات الأمنية .
1- التنسيق مع الجهات المختصة لتسيير أمور الحجاج وختم جوازاتهم وتسهيل اجراءات سفرهم.
2- التفتيش على الحملات لضمان السلامة العامة .
3- التعاون مع السلطات السعودية لحفظ الامن للحجاج .
4- تقديم خطة امنية كاملة لرئيس البعثة ونائبة .

حادي عشر: فريق الخدمات الإعلامية.
1- المتابعة الإعلامية والنقل المباشر للمناسك من خلال الإذاعة والتليفزيون من خلال التنسيق مع الجهات المختصة في المملكة العربية السعودية.
2- إجراء المقابلات الإعلامية الشخصية مع الحجاج الكويتيين لنقل مختلف آرائهم.
3- التغطية الإعلامية لنشاط البعثة وفرقها ولجانها.
4- التعاون مع وزارة الإعلام السعودية بشأن البث الإعلامي.
5- اعداد خطة عمل لبعثة الحج الإعلامية وعرضها على رئيس البعثة ونائبه للموافقة عليها.

ثاني عشر: فريق الهيئة العامة للشباب (الجوالة).
1- الاهتمام بتزيين مبنى بعثة الحج الكويتية من الداخل والخارج بأعلام الكويت وصور صاحب السمو وولى العهد.
2- المساهمة في حراسة مقر البعثة في مشعر منى وعرفات ومزدلفة.
3- المساهمة في التعاون مع لجان البعثة لإرشاد التائهين.
4- التعاون مع الجوالة السعودية في نشاط بعثة الحج الكويتية.
5- إعداد خطة عمل وعرضها على رئيس البعثة ونائبة للموافقة عليها.

ثالث عشر: فريق الإدارة العامة للإطفاء.
1. التأكد من وجود كافة إجراءات الأمن والسلامة في مساكن الحجاج والتعاون مع الدفاع المدني السعودي.
2. التأكد من احتواء مساكن الحجاج على مخرج للطوارئ وصلاحيتها للاستخدام وإنارتها.
3. التأكد من وجود صناديق خراطيم المياه وصلاحية طفايات الحريق عند الاستخدام.
4. الكشف على مقرات حملات الحج الكويتية بتعاون مع الدفاع المدني السعودي لتأكد من احتواء تلك المباني على كافة شروط الامن والسلامة في المشاعر (منى، عرفات، مزدلفة).
5. الكشف على مطابخ الحملات المركزية لتأكد من نظافتها وتوافر شروط ومواصفات الأمن والسلامة.
6. التأكد من وجود مولد للكهرباء احتياطي.
7. الكشف والتأكد من صلاحية المصاعد بمساكن الحجاج ومدى توافر شروط عوامل الامن والسلامة.
8. التعاون مع الدفاع المدني السعودي واطلاع بعثة الحج الكويتية بكافة الاجراءات والشروط المطلوبة في عوامل الامن والسلامة لحجاج دولة الكويت.
9. إعداد خطة عمل وعرضها على رئيس بعثة الحج الكويتية ونائبه للموافقة عليها.
10. الإشراف على التخزين للمواد الغذائية في مقرات حملات الحج الكويتية.

رابع عشر: فريق وزارة الخارجية.
1- العمل على تسهيل اللقاءات لرئيس بعثة الحج الكويتية ونائبة مع الجهات المختصة في المملكة العربية السعودية.
2- اصدار الوثائق اللازمة عند فقدان وثائق الحجاج ليمكنهم من السفر وفق الإجراءات المتبعة في الملف.
3- تلقى التوصيات والتعاميم من وزارة الحج والسلطات المختصة وعرضها على رئيس بعثة الحج ونائبه.
4- اعداد خطة عمل وعرضها على رئيس بعثة الحج ونائبه.

خامس عشر: فريق الهلال الأحمر الكويتي.
1- تقديم الارشادات الوقائية الصحية والاسعافات الأولية للحجاج.
2- التعاون مع الهلال الأحمر السعودي بشأن اعمال الحج.
3- تقديم خطة عمل لرئيس البعثة ونائبة للاطلاع والموافقة عليها.
4- التعاون والتنسيق مع الهلال الأحمر بشأن ارشاد التائهين.

سادس عشر: على السيد وكيل الوزارة تنفيذ هذا القرار ويعمل به اعتباراً من تاريخ صدوره.